中小企业要加强费用报销管控，建立健全报销制度，加强预算管理，强化审核监督，利用信息化手段，培养员工的成本意识，从而有效控制费用支出，提高企业的经济效益。

一、建立明确的报销制度

制定详细的报销政策

明确哪些费用可以报销，哪些费用不可以报销。例如，业务招待费应明确规定报销标准和审批流程；差旅费应规定不同级别员工的住宿、交通等费用标准。

确定报销的时间限制，避免费用积压和拖延报销。

规范报销流程

设立清晰的报销审批环节，一般包括部门负责人审核、财务部门审核、企业领导审批等。每个环节都应有明确的职责和审批权限。

要求报销人提供完整的报销凭证，如发票、收据、出差申请单、费用明细清单等。

二、加强预算管理

制定费用预算

根据企业的经营计划和实际需求，制定各项费用的预算指标。将费用预算分解到各个部门和具体项目，明确各部门的费用控制责任。

定期对费用预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施进行调整。

严格预算控制

在费用报销时，要对照预算指标进行审核。对于超出预算的费用，要经过严格的审批程序，确有必要的才能报销。

对费用预算执行情况进行考核，将费用控制效果与部门和员工的绩效挂钩，激励员工自觉控制费用。

三、强化审核监督

财务部门审核

财务人员要严格审核报销凭证的真实性、合法性和完整性。检查发票是否真实有效，费用是否符合报销标准，报销手续是否齐全等。

对大额费用和异常费用要进行重点审核，必要时进行调查核实。

内部审计监督

定期对费用报销情况进行内部审计，检查报销制度的执行情况和费用控制效果。

对发现的问题要及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

四、利用信息化手段

建立费用报销管理系统

采用信息化软件对费用报销进行管理，实现报销申请、审批、支付等流程的自动化和规范化。

费用报销管理系统可以提高报销效率，减少人为错误，同时也便于对费用数据进行统计分析和监控。

电子发票管理

推广电子发票的使用，方便报销人获取和提交发票，同时也便于财务部门进行发票管理和真伪验证。

五、培养员工的成本意识

开展培训教育

对员工进行费用报销制度和成本控制意识的培训，让员工了解企业的费用报销政策和要求，增强员工的节约意识和责任感。

可以通过案例分析、经验分享等方式，提高员工对费用控制的认识和理解。

建立奖励机制

对费用控制效果好的部门和个人进行奖励，激励员工积极参与费用控制工作。

奖励可以采取物质奖励和精神奖励相结合的方式，如发放奖金、评选优秀员工等。